Mettiamo il caso che sei un’assistente virtuale!

Ti offri per servizi di segreteria amministrativa e un cliente ti ha chiesto di gestire i solleciti di pagamento.

Se per lui gestisci anche lo scadenzario, sei a buon punto, perché hai una visione chiara e aggiornata delle fatture da incassare, di quelle che devono ancora scadere e quindi anche dello scaduto.

Essere certe di quello che si produce al cliente è fondamentale, è quindi importante chiarire i tempi di lavorazione necessari per l’aggiornamento degli archivi. In questo modo non rischiamo che lui li consulti in un momento in cui non abbiamo allineato la situazione. Per esempio quando ancora non abbiamo registrato gli incassi dai vari estratti conto.

A questo punto occorre sapere chi sollecitare e soprattutto come.

Certo, il cliente ideale è quello che ti chiede di mandare lo stesso sollecito standard a tutti indistintamente. Nella pratica questo però non accade mai. Infatti la fase del sollecito è molto delicata, in quanto potrebbe compromettere i buoni rapporti che il tuo cliente ha con i suoi! E’ però importante che gli incassi si verifichino il più possibile in modo regolare , per garantire una gestione economica dell’azienda fluida e senza intoppi.

La difficoltà maggiore nel prendere in carico un compito di questo tipo è tenere in considerazione un elemento

chi è il soggetto e che tipo di rapporto ha con il tuo cliente

A questo punto si potrebbe pensare che proprio alla luce di questo, il compito non sia delegabile. In realtà se non lavori da molto con il tuo cliente e non hai ancora uno storico di esperienza che ti permette di valutare da sola come procedere senza far danni, puoi comunque attivare una procedura finalizzata a lavorare in armonia con le disposizioni del cliente.

Innanzitutto io utilizzo Trello, per questo e per gli altri incarichi che gestisco per i clienti. Creo una check list di step da compiere, per assicurarmi che il sollecito sia gestito nel modo giusto. La check list è utile anche per il cliente che può verificare a che punto siamo con la gestione dell’incasso. Assegno sempre alla scheda di Trello una scadenza, ogni volta che termino un task e dovrò procedere con il successivo.

Il primo sollecito è abbastanza tempestivo, mai oltre i 10 giorni dal termine della scadenza. E’ un sollecito informale, solitamente inviato via mail, un semplice reminder della fattura da pagare. Nelle aziende di dimensioni più grandi, dove probabilmente c’è un rapporto più formale con i clienti, utilizzerei senz’altro un estratto conto. In questa fase se mi è possibile mi presento con nome e cognome, in modo da evidenziare che sono io che scrivo, in quanto incaricata di gestire l’area amministrativa. E’ un’ottima strategia per non irrigidire troppo il destinatario del sollecito in questa prima fase.

Il secondo invio arriva una decina di giorni dopo, sono trascorsi 20 giorni dal termine di pagamento e abbiamo già inoltrato un reminder.  A questo punto si può procedere con una mail più formale in cui parliamo esplicitamente di sollecito di pagamento.

La terza fase richiede l’intervento del mio cliente, a questo punto si valuta se procedere con un invio di un documento di word. Qui faccio sempre riferimento alle precedenti comunicazioni. Oppure si decide per una telefonata da parte mia o del cliente stesso. In entrambi i casi l’obiettivo è farsi dare una data prevista per l’incasso da monitorare.

Da qui in poi la gestione del sollecito è sempre valutata con il mio cliente. Le azioni da intraprendere sono l’invio di un nuovo sollecito prospettando l’interruzione del servizio o della fornitura; procedere per vie legali valutando l’importo da incassare, effettive possibilità di recuperare la cifra e relative spese per il professionista.

Ovviamente questa check list è modificabile a seconda degli obiettivi che il cliente vuole raggiungere e delle tempistiche.

I vantaggi di stabilire a priori una procedura standard sono questi

mi permette di muovermi in autonomia fino ad un certo step

Il cliente non ha l’onere di verificare da solo le fatture scadute

Dò sempre una situazione chiara del tempo trascorso dalla scadenza dell’incasso

C’è sempre una visione immediata e condivisa dello stato della lavorazione

Anche tu utilizzi le check list per i task da svolgere?

Arrivederci al prossimo articolo!

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