In questo articolo toccherò di nuovo l’argomento Hot solleciti di pagamento.

(Vedi anche qui Come gestire i solleciti di pagamento)

Tra le cose più importanti da tenere in considerazione quando invii questa comunicazione, c’è sicuramente il tone of voice che dai al sollecito.

La questione riguarda non solo il tono della comunicazione e il suo contenuto, ma anche lo strumento che utilizzi per l’invio può avere un impatto diverso rispetto ad un altro, sul destinatario.

In un momento così particolare del rapporto con il tuo cliente, è necessario muoversi con cautela per non causare disagi di diverso tipo.

Vediamo qualche errore da evitare e qualche elemento da tenere in considerazione.

Se ti trovi a sollecitare l’importo per la prima volta, puoi anche cadere dal pero e impostare la comunicazione chiedendo di verificare, perché potrebbe anche esserci stato un disguido. Per esempio con l’invio del bonifico, o una semplice dimenticanza.

In prima fase è consigliabile sempre utilizzare un tone of voice molto soft e assolutamente non accusatorio!

Puoi scegliere di utilizzare un invio “standard” dal tuo gestionale (molti come FattureInCloud e Fattura24 lo fanno).

Si tratta di un invio massivo con un messaggio di rito spedito a tutti i clienti morosi. Utile perché ti agevola il compito e perdi meno tempo che a scrivere ad ognuno di loro.

Ma attenzione perché chi lo riceve può non gradire proprio di essere uno dei tanti a cui arriva la mail.

Quindi attenzione a chi inviamo e valutiamo se non è il caso di perdere due minuti a scrivere un messaggio mail personalizzato.

Molte aziende adottano uno stile comunicativo cordiale in tutte le situazioni, ma quando inviano il sollecito di pagamento diventano improvvisamente seriose e formali.

Altro errore da evitare!

Per esperienza ti dico che quando si riceve una mail di questo tipo, si ha una sensazione di distacco dal fornitore secca e poco piacevole.

Ricorda che anche una richiesta di pagamento può essere cordiale e non per forza bisogna cambiare tono di voce.

Allega sempre la fattura a cui fai riferimento nel sollecito, con una frase tipo “per tua comodità te la allego qui”, così eviti al tuo cliente di andare a cercare nei meandri del cartaceo o del gestionale di contabilità.

Se sei ancora nella fase “soft”, magari evita di scrivere il tuo Iban nella mail, ovviamente nel pdf allegato c’è, ma non lo evidenziare ancora in modo così netto.

Ricordare l’Iban nella mai, sa tanto di “te lo scrivo qui così provvedi subito”.

Io solitamente mi gioco questa carta al secondo sollecito, quando voglio essere un pò più incisiva.

Un sollecito e poi lettera dall’Avvocato?

NO!

Ammenoché davvero tu non voglia perdere il cliente per qualche ragione specifica!

Un consiglio, magari avvicina di più i tempi tra uno e l’altro sollecito.

Il numero tre anche in questo caso è il numero perfetto!

 

Ti è piaciuto il mio post?

Allora arrivederci al prossimo!

 

Facebooktwitterredditpinterestlinkedinmail