Smart working efficace come fare

Come digitalizzare l’ufficio e lavorare da remoto in team

Ciao! Mi chiamo Francesca Tifi e dal 2015 lavoro da remoto per i miei clienti.

Dopo venti anni come dipendente, il passaggio al remot working e la mia esperienza negli uffici delle aziende, mi hanno fatto capire come qualsiasi ufficio può essere trasportato nel digitale. Nasce così il tuo ufficio virtuale.

In questo periodo storico in cui molte aziende hanno capito che lavorare smart porta a vantaggi notevoli, per esempio

si può essere produttivi da ogni luogo senza avere limiti imposti dagli strumenti presenti in ufficio
ne guadagna il pianeta e l’ambiente, meno carta utilizzata, meno inquinamento causato dal carburante per recarsi in ufficio
ne guadagnano i collaboratori, meno alienati e più vicini alle loro famiglie

Più difficile per le aziende è capire con quali strumenti e metodi è possibile lavorare da remoto

Ho individuato tre fasi fondamentali per muoversi nel modo giusto e sono queste: digitalizzare i documenti, la comunicazione tra i reparti, la comunicazione verso l’esterno. Vediamole in ordine insieme.

Per fare smart working devi digitalizzare l’ufficio

primo passo eliminare la carta, metodo nopaper.

Per chi non è abituato a gestire la documentazione in modalità digitale, trasportare il cartaceo dagli scaffali e dalle scrivanie in un archivio condiviso in cloud, come può essere Google Drive può sembrare difficoltoso.

Esiste un modo molto semplice per effettuare questo passaggio, Google Drive è il tuo ufficio!

L’ordine che devi dare ai tuoi documenti è lo stesso che hai dato al cartaceo sui tuoi scaffali, o sulle scrivanie. Utilizza cartelle e sotto cartelle secondo questo schema.

In Google drive hai la possibilità di condividere il contenuto delle cartelle soltanto con chi vuoi tu, in questo modo puoi “separare” i tuoi uffici come se li chiudessi con una porta, proprio come accade nella tua azienda.

Inizialmente digitalizzare il cartaceo è un bel lavoro, ma una volta terminato, non dovrai far altro che continuare a scansionare documenti in entrata e in uscita. Di cosa devi dotarti? Una fotocopiatrice scanner, molte aziende danno la possibilità di noleggiarle a costi vantaggiosi, avrai così un macchinario sempre efficiente che ti agevola nella routine.

Nelle aziende più strutturate, un server con accesso remoto è la soluzione vincente. Questo conterrà tutti i software aziendali in uso, compreso l’archivio digitalizzato, evitando il passaggio da google drive.

Il metodo:

Cerca di arrivare a una gestione dei documenti cartacei in ingresso e uscita, veicolandola tramite la mail.

Fornitori e collaboratori dovranno adattarsi a questa metodologia ed evitare di consegnare il cartaceo fisicamente in ufficio.

Eventuale carta che entra deve essere immediatamente digitalizzata ed archiviata.

Utilizza un account di posta per ogni ufficio, o responsabile e utilizzalo per lo scambio di documenti. Se hai un collaboratore in segreteria, sarà suo compito smistare le mail dall’account “info” o “segreteria” al reparto giusto, gli account utilizzeranno la mail per le comunicazioni interne o in uscita.

Una mail non va mai archiviata se non è stato digitalizzato il documento allegato. Dove archiviarlo? Ma ovvio, in Drive! Dove lo avresti messo sul tuo scaffale.

Utilizza la funzione “sposta” da una cartella all’altra in Drive, come se stessi portando il documento da un ufficio all’altro, o da una postazione all’altra.

Stampa i documenti solo per spunte o solo se necessario, abituati a leggere dallo schermo e non considerare documento “valido” un foglio che gira per l’ufficio, l’originale è già in Google Drive.

Utilizza Pdf escape, un tool online per apporre firma e timbro sui documenti

Utilizza un unico magazzino per l’archivio cartaceo, per esempio dei documenti contabili, quelli che devono obbligatoriamente essere conservati in originale.

La comunicazione tra uffici e collaboratori nello smart working

Abbiamo già visto la mail per le comunicazioni ufficiali o lo scambio di posta arrivata per errore a un indirizzo piuttosto che ad un altro.

Come ottimizzare questo processo evitando di passare dalla mail?

Utilizza un tool online di project management come Trello (vedi anche Asana o Slack), per avere sempre nel posto giusto

la gestione dei progetti,
i documenti relativi,
le comunicazione a riguardo,
le scadenze,
le procedure da seguire
e eventuali problematiche verificatesi.

In Trello puoi dare la stessa impostazione che hai utilizzato in Drive, attraverso delle Bacheche. Una bacheca è il tuo reparto, all’interno della bacheca puoi gestire le liste come postazioni e le schede come progetti.

Anche in Trello puoi gestire la visualizzazione delle bacheche a tuo piacimento come in Drive.

In Trello su ogni progetto, hai la possibilità di commentare, taggare un collaboratore perché veda una nota, gestire check list, integrare Google Calendar, possibilità di allegare documenti in vari formati, caricandoli da desktop o da Drive e tantissime altre funzionalità.

Perché lavorare in team con Trello è smart?

perché garantisce una comunicazione ordinata e fluida, senza interrompere mai il lavoro degli altri
perché ti permette di essere costantemente rendicontato su un progetto senza dover chiedere a nessuno

Niente più post-it persi sulle scrivanie, niente più comunicazioni volanti, accennate a voce, date di fretta, nel posto o momento sbagliato.

Il metodo: cambia l’approccio che hai nei confronti dei tuoi collaboratori, dal controllo di cosa sta facendo uno di loro in un determinato momento, alla valutazione del risultato ottenuto nei tempi previsti e nel rispetto delle procedure stabilite.

La comunicazione da e verso l’esterno

Se il tuo ufficio è un via vai di persone continuo e vuoi cominciare a lavorare smart, dovrai forse interrompere qualche abitudine di clienti e/o fornitori.

Come nel caso accennato sopra di fornitori che hanno l’abitudine di consegnare le fatture a mano, o altri simili.

Più riesci a veicolare lo scambio di informazione attraverso la comunicazione digitale, più sarai agevolato nel momento in cui deciderai di attuare lo smart working.

Chiedere a qualcuno di utilizzare la mail per inoltrare un documento firmato, per fortuna non è ancora reato!

Valuta inoltre l’utilizzo di fax e centralini virtuali per lo smistamento verso i cellulari dei tuoi collaboratori.

In conclusione,

credo che la politica del lavorare smart sia estremamente utile anche se attuata in ufficio e non solo come necessaria per lavorare da remoto. Sono metodi e procedure che garantiscono:

maggiore produttività
meno errori
comunicazione più efficace