Scrivere una richiesta di dilazione di pagamento
Anche a te è capitato di chiederti come scrivere una richiesta di dilazione di pagamento? Può succedere che sappiamo cosa dobbiamo scrivere, ma non come dirlo, soprattutto in questi casi delicati della corrispondenza con i fornitori.
Nei rapporti commerciali è una situazione frequente, sia nelle piccole che nelle grandi imprese, o anche per i liberi professionisti, dover chiedere una dilazione di pagamento.
Quando non si ha budjet per poter rispettare tutte le scadenze di fine mese? In diverse situazioni:
Non si sono pianificate bene le entrate e le uscite.
L’attività è prettamente stagionale.
Alcuni clienti non hanno rispettato i pagamenti.
Si sono avute spese impreviste.
Si è verificato un ritardo nell’ottenimento di un contributo/finanziamento da parte di un ente o istituto di credito.
In ogni caso è buona regola avvisare il fornitore della difficoltà che si ha nell’affrontare la scadenza. Il mittente della fattura avrà modo di gestire per tempo il mancato incasso perché il danno sia evitato. Soprattutto quando a fronte dell’importo ha emesso una Ricevuta Bancaria, l’insoluto potrebbe essere evitato e non procurare una fastidiosa segnalazione in centrale dei rischi.
È buona prassi, quando possibile, chiedere al fornitore il frazionamento dell’importo dovuto. Proporre un piano di rientro a saldo della fattura verrà senz’altro apprezzato. Una proposta che verrà interpretata come intenzione di voler onorare il debito.
Cosa non dobbiamo dimenticare nello scrivere una richiesta di dilazione di pagamento professionale?
Specificare nell’oggetto chiaramente richiesta di dilazione di pagamento, o di frazionamento della scadenza
Fare sempre riferimento al numero della fattura, data di emissione, scadenza e importo. Chi riceve la richiesta impiegherà meno tempo a cercare il documento di cui stiamo parlando.
Spiegare il motivo per cui stiamo inoltrando la richiesta, difficoltà finanzianziaria o altri casi come abbiamo visto sopra.
Far capire che siamo a disagio per l’inconveniente, che si è tentato di evitarlo, ma che non è possibile fare altrimenti.
Sperare che la proposta venga accettata chiarendo che per noi è la migliore soluzione possibile al momento.
Restare in attesa di conferma ribadendo che non avremmo voluto causare il disguido.
Seguendo questo schema e articolando le frasi senza tralasciare questi punti, la nostra lettera o mail è pronta e può essere inviata.