Come dovrebbe scegliere il programma di contabilità un piccolo imprenditore o un libero professionista?

In passato alcune colleghe assistenti virtuali mi hanno chiesto: “ma tu, per i tuoi clienti, quale programma di contabilità utilizzi?”

La mia risposta è sempre: “quello del cliente!”. Perché questo? Perché di gestionali di contabilità ad uso dei piccoli imprenditori o dei liberi professionisti ne esistono molti.

Cominciamo con un distinguo doveroso.

Molti SW sono ad uso dei commercialisti e prevedono funzionalità prettamente da studio contabile, che curano soltanto l’aspetto fiscale della vita aziendale.

Altri sono programmi di contabilità che includono anche “servizi” che aiutano l’imprenditore a gestire l’operatività del proprio business. Qualche esempio, gestione dei prodotti acquistati e venduti con relative schede di costo, gestione del magazzino e delle giacenze, invio e archivio dei preventivi, scadenzario attivo e passivo e molte altre.

Altri ancora implementano con report che permetta di controllare l’andamento economico di gestione.

È chiaro quindi per che scegliere il programma di contabilità, è necessario individuare le funzionalità di cui abbiamo necessità o meno. Può capitare anche che si scelga un applicativo per una funzione particolare di cui non possiamo fare a meno, rinunciando ad altre che riusciamo a gestire grazie all’acquisto di altri tools specifici, oppure ricorrendo al  caro e sempreverde amico Excel.

Nel mio lavoro di affiancamento da remoto nella gestione dell’aspetto contabile, è importante avere a disposizione un gestionale che renda più veloce l’inserimento della contabilità. Ma anche che renda più fluido il controllo dell’andamento di gestione. Per quest’ultimo fine, tutto quello che viene inserito nel gestionale può essere “trasportato” in file di excel. In molti casi gli applicativi restituiscono dei report di partenza o già implementati dei dati inseriti e fanno risparmiare molto tempo.

Spesso il mio cliente ha già un gestionale e semplicemente mi adeguo a ciò che utilizza, oppure implemento dove necessario con report in excel. In altri casi mi è stato chiesto di scegliere il programma di contabilità più indicato per lui, o comunque di valutarne le funzionalità.

Ecco alcuni consigli per scegliere il programma di contabilità giusto per te.

Che sia in cloud! Primo requisito che ti permetta di lavorare e consultare da ovunque.

Che preveda il multiaccesso, per consentire ai tuoi collaboratori o al tuo consulente di avere il proprio account e possibilmente lavorare in modo simultaneo.

Deve farti risparmiare tempo. Prediligi quelli che automatizzano il più possibile le operazioni. Come trasformare un preventivo in fattura di vendita con un clik, oppure caricare il pdf delle fatture di acquisto dalla foto sul tuo smartphone. E tanti altri strumentini utili che velocizzano le operazioni.

Hai un e-commerce? Ben vengano i programmi che agganciano la fatturazione al tuo sito. I clienti che acquisteranno dal tuo negozio virtuale riceveranno una fattura in modo automatico che nel tuo piano dei conti sarà agganciata al giusto ricavo.

Qualche aspetto contabile importante per scegliere il programma di contabilità

  • Gestisce la fatturazione elettronica? Se no dovresti emettere le fatture di vendita attraverso altri canali e poi registrarle all’interno del tuo programma. Più utile avere tutto nello stesso applicativo non trovi?
  • Evita i programmi che gestiscono solo il conto economico e non lo stato patrimoniale. Ben presto potresti avere la necessità di inserire delle operazioni che prevedono conti patrimoniali ed avrai una visione parziale dell’intera contabilità.
  • Devi avere la possibilità di contabilizzare non soltanto i costi delle fatture di acquisto, ma anche di ricevute, note spese e pagamento di tributi.
  • Scegli il programma che dedichi attenzione allo scadenzario. Che non sia un semplice elenco di scadenze, devi avere almeno la possibilità di stamparlo o visualizzarlo in base ad un determinato periodo (mese o trimestre), o per tipo di scadenze (Ri.Ba o bonifici). Se vuoi approfondire l’argomento puoi leggere il mio articolo a questo link: scadenzario – articolo blog
  • Verifica che abbia la possibilità di visualizzare e/o stampare i mastrini per un controllo di quanto hai inserito, compreso i partitari dei clienti e dei fornitori.
  • La reportistica che il programma restituisce è molto importante. Il minimo che deve soddisfare il tuo SW da questo punto di vista, è una stampa di bilancio provvisoria, meglio se integrata da un report di verifica di margine di contribuzione e Ebitda (vedi il mio articolo del blog Costi fissi e costi variabili perché distinguerli. Meglio ancora se riesce a quantificare il margine di utile per ogni prodotto o servizio che stai vendendo.
  • Se hai un magazzino merci e vendi prodotti, sono ottimali tutti i programmi che gestiscono le scorte di magazzino, le quantità vendute ed acquistate. Ti permettono non solo di verificare quali sono i prodotti più venduti in qualsiasi momento, ma anche di provvedere al riordino dai fornitori con la giusta tempistica.
  • Tutti i tributi e le imposte che scaturiscono dagli acquisti devono essere monitorati dal programma, come per esempio ritenute di acconto e Molti programmi differenziano i prezzi in base alle funzionalità che mettono a disposizione. Quasi tutti consentono l’upgrade in qualsiasi momento, verifica sempre di avere questa possibilità quando scegli il piano base.

Se hai bisogno di una consulenza per questo aspetto specifico della tua attività, visita la pagina dei miei contatti, oppure scrivimi su Linkedin – Francesca Tifi

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