Le buone maniere della mail
Capita anche a te di renderti conto che una mail non è stata letta davvero?
Mi spiego meglio, è stata letta ma non del tutto, oppure non è stata compresa?
A volte ce ne accorgiamo dalla risposta che riceviamo e pensiamo…. forse non ha letto quello che ho scritto!
Non dobbiamo dimenticare che la posta elettronica è prima di tutto un metodo per comunicare e per condividere informazioni. Come qualsiasi altro strumento di comunicazione, merita la sua attenzione e ha le sue regole di buona educazione.
Piccoli consigli per gli utenti che utilizzano quotidianamente la mail
- diamo sempre la giusta attenzione a una comunicazione ricevuta via mail, soprattutto se arriva da clienti, fornitori o collaboratori e prendiamoci il tempo di leggerla e comprenderla. È vero che grazie agli smartphone e ai tablet possiamo leggerle in qualsiasi momento o luogo. Questo però non giustifica il dare risposte frettolose e prive di alcuni requisiti essenziali.
- se la mail contiene un allegato, ricordiamoci sempre di verificare se è presente anche un testo di accompagnamento da leggere;
- verifichiamo a quante persone è stata inviata la mail e se la risposta che dobbiamo dare è per tutti, o solo per il mittente;
- quando inviamo delle mail non carichiamo mai di cc e di ccn che non sono davvero necessari. Il rischio che corriamo è di ricevere risposte inutili da più mittenti e di “disturbare” destinatari che non hanno reale necessità di ricevere quel messaggio. Se facciamo questo per far sapere agli altri che abbiamo svolto un compito, dobbiamo sapere che esistono altri strumenti che hanno questo scopo;
- la mail non dovrebbe essere lunga due chilometri e ridondante come una lettera stile anni 80. Al contrario, questo strumento predilige messaggi sintetici seppur esaustivi;
- diamo sempre una risposta al nostro mittente, anche semplicemente un “grazie per l’invio”, o un “verifico e le risponderò nel più breve tempo possibile”. Sono piccole frasi che a scriverle impieghiamo un minuto e danno la sensazione al destinatario che ci stiamo prendendo cura del suo messaggio;
- scegliamo sempre il registro più idoneo pensando al destinatario. Non troppo formale se il rapporto non lo richiede, rischieremmo di irrigidire chi legge. Lasciamo la formalità per comunicazioni a enti, istituti, messaggi di primo contatto, a fornitori e altri casi più “ufficiali”.
- saluti e firma sempre!!! Mai dimenticare riferimenti dell’azienda e firma professionale
Il tuo successo può passare anche attraverso una comunicazione efficace e snella, non trovi?
Arrivederci al prossimo post!