Fattura elettronica, via alle multe. Come evitarle.

Che data dare alla fattura elettronica per evitare sanzioni?

Fattura elettronica, beh ora grazie a te qualcosa è cambiato.

Sappiamo che dal primo luglio l’Agenzia delle entrate non sarà più clemente con noi e scatteranno multe salate per chi non rispetta alcune linee guida.

Il bello è che ora il sistema è informatizzato e l’Agenzia delle Entrate non dovrà più fare tanti sforzi per vedere chi non le ha rispettate, ma avrà a disposizione tanti bei campanellini che si accendono e che indicheranno dove andare a sanzionare.

Ma a cosa dobbiamo stare davvero attenti per non incorrere nel rischio di essere multati?

Vediamo insieme il primo principio da rispettare quando creiamo una fattura.

Già perché ora è la data di invio al SDI che conta fiscalmente parlando, ma per l’Agenzia delle Entrate è importante anche la data in cui creiamo la fattura, proprio ai fini dell’invio.

Ecco perché.

Esistono due momenti importanti a livello di date nella fattura elettronica

• Il giorno in cui crei la fattura
• il giorno in cui la spedisci al SDI

Se passano oltre 12 giorni tra l’uno e l’altro sei passibile di multa.

A questo punto potresti pensare,

“facile, posticipo la data della fattura e sono a posto”.

Eh no! Anche la data di creazione della fattura deve rispettare un principio. In realtà è sempre stato così, ma da oggi diventa la regola da rispettare in modo imprescindibile. La fattura va creata quando si manifesta la prestazione. Che vuol dire? Che la data di creazione non è il giorno in cui sto materialmente emettendo la fattura, ma devo prendere in considerazione quando si è manifestato l’oggetto della fattura stessa.

• Vendi merce? (beni mobili) Data fattura = data spedizione merce, o data arrivo. Se fatturi quando spedisci è più lineare e non devi controllare quando la merce è stata ricevuta e non pensarci più. Ricordati di inviarla al SDI entro 12 giorni
• Fai fattura riepilogativa per la merce venduta nel mese? Data fattura = data ultimo giorno del mese. Ricordati di inviarla al SDI entro 12 giorni
• Vendi beni immobili? Data fattura = data del rogito. Ricordati di inviarla al SDI entro 12 giorni

Vendi servizi? Entriamo nel particolare,

Sei un professionista, o un consulente, in genere vendi dei servizi, videocorsi, pacchetti di consulenza, realizzi siti web, sei un copywriter, un formatore, o un’assistente virtuale.

Vediamo insieme qualche esempio di fattura e qual è il modo giusto per creare la fattura elettronica

Fatturi le ore lavorate nel corso di un mese.

Data fattura = sempre ultimo giorno del mese. Fino ad ora ho visto molti liberi professionisti o freelance, dare in modo errato alla fattura, il giorno in cui “la scrivono”. Se hanno scelto o sono obbligati all’emissione della fattura elettronica, da oggi bisogna fare attenzione!

Hai ricevuto il pagamento anticipato dal cliente?

Data fattura = giorno in cui hai ricevuto il pagamento. Prendi in considerazione la data dell’accredito in conto, o sul conto Paypal, o sulla carta di credito e sei a cavallo.

Emetti la fattura elettronica per pagamento dilazionato? Puoi emettere la fattura prima di aver ricevuto il pagamento, in ogni caso a prestazione del servizio effettuata (attivazione del pacchetto di consulenza, inizio lavori del sito web…..) ma mai dopo!

Fatturi un canone mensile anticipato? Ad esempio la gestione del blog del cliente?

Il modo più giusto è di emettere fattura con data 1°giorno del mese ed attendere il pagamento del cliente.

E’ ovvio che se trovi un cliente bravo che ti paga prima, data fattura = data ricezione pagamento. Nella descrizione della fattura fai sempre riferimento al mese che stai fatturando.

Stai fatturando un webinar che hai organizzato?

Considerando che in questi casi si chiede quasi sempre il pagamento prima del webinar, data fattura = data del pagamento ricevuto.

“Che succede quando ricevo più acconti dal cliente per lo stesso lavoro?”

Prendiamo il caso di uno dei miei clienti che realizza siti web.

Riceviamo un pagamento di acconto ad inizio lavori, emettiamo fattura. Prima o il giorno stesso di aver ricevuto il pagamento, mai dopo! La inviamo al SDI entro 12 giorni

Emettiamo fattura per un secondo acconto a grafica realizzata, emettiamo una seconda fattura, prima o dopo il pagamento ricevuto, ma mai dopo! La inviamo al SDI entro 12 giorni

Emettiamo una fattura a fine lavori, come sopra!

“Perché non facciamo un’unica fattura elettronica all’inizio, indicando le tre scadenze al cliente?”

Potrebbe essre comunque corretto, ma in questo modo l’Iva a debito che si genera la portiamo in detrazione tutta all’inizio, quando ancora non abbiamo ricevuto il corrispettivo dal cliente. Perciò conviene fare le fatture per i tre stati di avanzamento lavori, che anche più giusto formalmente, perché di fatto fatturiamo quando la prestazione si è verificata nei tre momenti pattuiti nel contratto con il cliente: acconto inizio lavori, realizzazione grafiche, messa online del sito.

“Ma io non sono nel regime Iva, sono un forfettario che ha aderito comunque alla fatturazione elettronica”

Vale lo stesso il discorso della correttezza formale, perché ricorda che paghi le tasse sull’incassato, pertanto è più lineare anche in questo caso emettere fattura quando ricevi il pagamento.

Cosa non è cambiato?

Resta sempre l’obbligo della tenuta ordinata della contabilità. In riferimento al tema affrontato qui, vuol dire che numeri di fatture e date devono essere consequenziali. Nulla è cambiato quindi rispetto al passato.

“Utilizzare il sezionale è utile?”

Se emetti due tipologie di fatture in riferimento a diverse “tempistiche di fatturazione”, alcuni consigliano di utilizzare dei sezionali, in modo di evitare errori in tal senso. Io consiglio il sezionale utilizzandolo nel modo “classico”, cioè solo se riguarda davvero due tipologie di fatture diverse, ma in riferimento al ramo d’azienda o alla lavorazione stessa, non al tipo di emissione fattura, cioè se immediata o riepilogativa ad esempio. Che mi sembra una forzatura anche brutta da vedere per l’Agenzia delle Entrate stessa.

Qualche consiglio.

Cerca sempre di creare la fattura e inviarla il giorno stesso,

in questo modo sei lineare e ti sei tolto il pensiero dell’invio massivo di fatture, perché qui poi devi stare più attento a quali invii e alle date di emissione di ognuna.

Se emetti con data fine mese un gran numero di fatture,

come accade per uno dei miei clienti per il quale creo e invio le fatture, fai come noi. Portati avanti e non aspettare di crearle tutte all’ultimo momento. Per quelle di cui già conosci l’importo, magari perché fatturi un canone a importo fisso, le puoi predisporre per tempo già con data fine mese e “parcheggiarle”. A fine mese non dovrai fare altro che controllarle e inviarle entro i 12 giorni previsti.

Hai un plugin che gestisce il tuo e-commerce

che ti genera la fattura in automatico nel gestionale? Attenzione perché spesso il plugin ti crea la fattura con la data in cui hai attivato il servizio nell’area del plugin. Mentre la data della fattura deve corrispondere alla data del pagamento del cliente. Quindi fare attenzione e verificare sempre il giorno esatto in cui ci è arrivato il bonifico in conto, o l’accredito su paypal, o sulla carta di credito.

In questo articolo ho cercato di fare diversi esempi riferiti a situazioni reali dei miei clienti, ma sono sicura che tra chi legge troverò delle situazioni differenti. In ogni caso il consiglio che ti do, è quello di confrontarti subito con il tuo commercialista per stabilire delle linee guida insieme. In questo modo per ogni tipologia di fattura, se le rispetterai in modo sistematico, sarai tranquillo che stai facendo la cosa giusta!

Se vuoi saperne di più sulla competenza iva delle fatture elettroniche, LEGGI QUI