Cosa serve per lavorare da remoto?
Se questa domanda sta girando nella tua testa,
sei all’inizio del tuo percorso da freelance.
L’idea è buona, ma non sai cosa serve per lavorare con i chilometri che separano te dal tuo futuro cliente.
Non è tanto una questione di quale PC acquistare, piuttosto capire strumenti e modalità di lavoro online.
Se vuoi qualche dritta su quali strumenti utilizzare e perché, guarda il mio video, un estratto dalle video lezioni del mio corso per assistenti virtuali.
Cosa serve per lavorare da remoto
Qualche volta succede di essere contattata da persone che stanno iniziando un’attività da freelance e una delle prime domande è questa:
che tipo di PC devo acquistare?
Come se un PC debba avere delle caratteristiche particolari per lavorare da remoto. Se non non ti occupi di grafica, in realtà un dispositivo vale l’altro.
Chiediti piuttosto se la tua connessione sia almeno discreta. Perché? Perché sarà importante ottimizzare i tempi di lavorazione dovendo gestire più clienti.
Per capire cosa serve per lavorare da remoto, cominciamo proprio da qui:
Le connessioni
Come connettersi con il cliente?
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Modalità cloud
Il modo più smart di lavorare è questo.
Lo dimostra il fatto che tante software house stanno portando i propri applicativi in questa modalità, piuttosto che farli lavorare soltanto in locale.
Un cliente digitalizzato, sta già usando tool ed archivi digitali, quindi non dovrai preoccuparti, dovrai soltanto chiedere gli accessi per poterci lavorare.
Potresti usare le stesse credenziali, o dove il programma lo permette, avere un account secondario, a volte con permessi limitati rispetto a quello del tuo cliente che è l’amministratore.
Di frequente nei programmi di contabilità si usa questa modalità, dove l’admin può compiere all’interno del software qualsiasi operazione, mentre gli altri account sono disabilitati in alcune funzioni, come la modifica al piano dei conti o alle anagrafiche che non riguardano clienti e fornitori.
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Connessione VPN
Come fare se trovi un cliente che non utilizza la tecnologia in cloud?
Proponi una connessione VPN. Con questa riesci a lavorare da remoto “entrando” nel suo PC e utilizzando ciò che vorrà mostrarti in una cartella condivisa, senza che tu veda le altre risorse nel suo terminale.
Chi lavora con software in locale può facilmente farti contattare dal suo tecnico informatico, al telefono o tramite videoconferenza, per guidarti nella procedura, servono dieci minuti al massimo.
Ti comunicherà le credenziali di accesso e il gioco è fatto.
Attenzione, non confondere la VPN con programmi come Team Viewer o Any Desk, questi prevedono che dall’altra parte, ti venga accettata la connessione, quindi sei legato alla presenza fisica del tuo cliente.
Mentre con la VPN non hai questo vincolo, ecco perché i due software che ti ho menzionato ed altri simili, in genere vengono utilizzati per brevi collegamenti.
Un esempio? I tecnici che da remoto si collegano con te quando hai un problema su un programma e hanno bisogno di entrarci per risolverlo, oppure per farti vedere una certa funzionalità.
Un cliente che non sta utilizzando archivi e strumenti in cloud, probabilmente non ha voglia di cambiare le sue abitudini solo perché da oggi avrà un collaboratore da remoto.
Ecco perché la connessione VPN è la più adatta per lui, perché lavorerai nei suoi archivi senza modificare le sue abitudini.
Gli obiettivi
Cosa serve per lavorare da remoto? Abbattere la distanza
Per lavorare efficacemente da remoto devi pensare ad un ufficio e renderlo disponibile in cloud.
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Archivio digitale
Gli scaffali dove si archiviano documenti in cartelle e folder, diventeranno un archivio digitale.
Quali strumenti usare? Il più diffuso è Google Drive, accessibile con un normalissimo account gmail e gratuito fino ad un certo limite di spazio virtuale, non così ristretto come potresti pensare.
Google Drive perché è più comune che il tuo cliente abbia un account Gmail, ma esistono altri fornitori di archivi digitali, come il caso di One Drive e Microsoft.
Credimi le cose che puoi fare tra un servizio e un altro sono praticamente le stesse, cambierà il layout e l’impostazione grafica, ma preparati, perché se hai deciso di lavorare da remoto, ti troverai di fronte a tante situazioni in cui dovrai abbandonare il tuo ambiente i lavoro preferito per andare incontro alle esigenze del cliente.
Entrambi i servizi consentono di lavorare nell’archivio in locale, mentre un software sincronizza gli stessi documenti nel cloud. In pratica creano una cartella sul tuo pc dove inserire i documenti che vuoi condividere in cloud, da qualsiasi parte fai delle modifiche, in locale o in Google Drive (o in One Drive), si aggiornano entrambe le versioni.
Modalità questa utilissima per chi non ha dimestichezza con il layout del cloud.
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Scrivania digitale
Lavorare da remoto non significa nascondere al tuo cliente cosa stai facendo, anzi. La tua bravura sta nel fargli vedere ogni cosa, esattamente come se lavorassi nel suo ufficio.
Per questo hai bisogno di una scrivania virtuale. Le assistenti virtuali di solito preferiscono Trello e Asana.
Anche qui, tra un tool e l’altro non cambia molto a livello di funzionalità, sta a te capirne le differenze e scegliere.
Potresti pensare a Trello anche come ad un archivio digitale, in questo modo avresti davvero tutto ciò che gestisci con il tuo cliente in un unico luogo.
Lo stesso Trello essendo molto versatile ti aiuta anche a centrare i tuoi prossimi obiettivi.
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Comunicazione
Decidere per un unico luogo di comunicazione con il tuo cliente è una mossa vincente per due motivi.
Non dovrai cercare qualcosa che ti ha detto su un progetto non si sa dove.
Questo accade quando il cliente ti scrive a volte via mail, a volte su wap, a volte sulla chat di skype, oppure forse te l’ha detto quella volta per telefono.
Vedila anche all’inverso, anche il tuo cliente dovrebbe essere più contento di trovare le tue comunicazioni in modo agevole e sempre nel posto giusto.
Le telefonate improvvise saranno l’ultimo dei tuoi problemi! Perché chiamare se si può interagire nella tua scrivania virtuale lasciando lo storico delle conversazioni?
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Rendicontazione
Va da sé che mettere in chiaro l’avanzamento dei tuoi progetti su una scrivania virtuale è già rendicontare in modo sempre aggiornato.
Non dimenticare mai di accordarti con il tuo cliente su come vuole essere informato dello stato dei lavori, il tuo primo obiettivo resta sempre abbattere le distanze e lavorare in modo cristallino, pur trovandoti altrove.
Nel caso la tua tariffa è oraria, non accontentarti di moltiplicare le ore per il prezzo e fare una fattura. Scegli Toggl o Clockify per un report analitico di ciò che hai fatto.
Come ottimizzare questi tool?
Cosa serve per lavorare da remoto e come ottimizzare strumenti e tool per centrare gli obiettivi che ti ho spiegato qui?
Compila il form, organizzeremo una call gratuita dove mi spiegherai con chi stai lavorando e su quali progetti, insieme troveremo il modo di abbattere la distanza tra te e il tuo cliente, per una comunicazione efficace e una collaborazione di successo.
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