Se desideri diventare assistente virtuale e non sai quali competenze mettere in campo, questo articolo è per te, scopri cosa fa un’assistente virtuale

Se stai maturando l’idea di diventare libera professionista e hai colto i vantaggi di lavorare da remoto, probabilmente ti stai chiedendo cosa fa un’assistente virtuale.

Quando chiedete la call strategica con me (vai al link per prenotarla) una delle domande più ricorrenti è proprio questa, quali sono le competenze che posso mettere in campo per diventare assistente virtuale e quali servizi offrire.

Di solito consiglio un esercizio molto semplice per togliere questo dubbio:

andare in Google e digitare assistente virtuale.

I risultati saranno diversi, troverai alcuni articoli che parlano della professione e diversi siti di virtual assistant che stanno lavorando.

Prova a visitare questi e vai alle loro pagine “servizi”, ti accorgerai che le mansioni che svolgiamo sono davvero tante e ognuna si concentra su un’area più o meno specifica di servizi. Per questo ci sono assistenti generaliste e altre più verticalizzate in alcuni settori.

Se vuoi, puoi fare questa ricerca dopo aver letto il mio articolo dove proverò a sintetizzare la questione.

Cosa fa un’assistente virtuale – per chi lavora

Capiamo insieme chi sono i nostri clienti.

Dall’anno della pandemia molte aziende hanno cominciato a richiedere il nostro servizio, parlo di realtà strutturate con all’interno personale dipendente, che vede il nostro ruolo come una sostituta dell’impiegata.

Per lo più sono imprenditori che hanno “fiutato l’affare”, perchè contrattando con noi, non sostengono gli oneri come TFR, ferie, malattia, Inps e Inail….

devi sapere che questo non è il nostro cliente ideale ed ecco il perché. 

Per sostituire l’impiegata, l’azienda affida molte ore al mese di lavoro e quindi siamo costrette a scendere sulla tariffa per essere competitive.

Mentre il nostro cliente ideale è quello che non ha mole sufficiente di lavoro da delegare, che giustifica l’assunzione di una dipendente anche part-time.

Con questa tipologia riusciamo a massimizzare il rapporto tempo/guadagni in maniera egregia e i nostri clienti trovano il servizio conveniente e flessibile.

Qui trovi un approfondimento sul notro cliente tipo.

Cosa fa un’assistente virtuale – i servizi

Ogni assistente virtuale sfrutta le competenze che si porta dietro dal lavoro di dipendente per cominciare questa professione.

Questo è il modo più veloce e professionale per garantire serietà e il massimo risultato ai propri clienti.

Con il tempo alcune frequentano corsi di formazione più verticalizzati, come per esempio nelle professioni che ruotano intorno al mondo del digitale e del web, per essere più competitive sul mercato e differenziarsi dalle colleghe.

Normalmente le mansioni più svolte dalle assistenti virtuali sono:

  • segreteria da remoto
  • back office amministrativo
  • back office commerciale
  • contabilità da remoto
  • organizzazione viaggi
  • gestione agenda
  • gestione appuntamenti

Anche se in misura minore seppur crescente si occupano di gestire la parte operativa della presenza online dei piccoli imprenditori o liberi professionisti, scegliendo di diventare digital assistant (qui trovi un approfondimento)

Scopri perché in questo ambito c’è tantissima richiesta da parte dei possibili clienti scaricando il mio webinar gratuito

Come lavora l’assistente virtuale

Sicuramente hai già capito che la virtual assistant lavora da remoto, è vero che può capitare qualche cliente che chiede la presenza, seppur parziale presso la sua sede, ma il focus non deve essere perso.

Una delle caratteristiche del nostro cliente ideale, è che non ha un ufficio, in quanto lavora senza bisogno di ricevere i suoi clienti, per questo motivo sono sempre di più gli imprenditori digitali che cercano un’assistente virtuale, persone che vendono corsi e consulenze online, o agenzie di marketing che hanno costruito un team composto da persone che lavorano da remoto.

Diventa in quest’ottica fondamentale che l’assistente virtuale conosca gli strumenti che servono per condividere i progetti con i suoi clienti e per rendicontare il lavoro svolto.

Inoltre è richiesta molta flessibilità nel cambiare questi strumenti, quando si passa da un cliente all’altro, perché capita in ogni caso che ognuno abbia il proprio software, il proprio CRM, il proprio tool.

Per questo dico sempre che è impossibile conoscerli tutti e i clienti sono consapevoli di questo, mi sento di rassicurarti perchè per esperienza so che ogni cliente è disposto a mostrarti il funzionamento di ciò che utilizza.

Ci sono comunque alcuni tool che servono alle assistenti virtuali per organizzare il proprio lavoro, come Trello, Toggl, Lastpass, Canva ed è importante che tu capisca come ottimizzarli.

Cosa è importante sapere

Preoccuparti di ciò che puoi fare come assistente virtuale è legittimo e importante per partire col piede giusto.

Ciò che è più importante per prendere una decisione consapevole è che sarai una libera professionista e che dovrai tu organizzare i lavori dei tuoi clienti, fin dalle procedure.

Anche qui mi sento di tranquillizzarti perché nel 90% dei casi, subentri in progetti che sono già gestiti da qualcun altro, o dal cliente stesso, o da persone a lui collegate, c’è sempre quindi un passaggio di consegne.

Tieni presente però, che se un cliente ti delega qualcosa, molto spesso è perché non ha le competenze per svolgere quelle mansioni e quindi troverai delle situazioni che sono da “sistemare”.

Per questo occorre che l’assistente virtuale sia una persona in grado di capire dove stanno le falle nei progetti e sappia mettere ordine per garantire una collaborazione fuida ed efficace.

Ecco perché sentirai spesso definire questo ruolo come “virtual office manager” ed ecco perché è sempre più importante formarti per diventare una professionista e non trovarti impreparata in queste situazioni.

Guarda qui il mio videocorso per diventare assistente virtuale

Francesca Tifi
Francesca TifiAssistente virtuale
Aiuto le donne a lavorare efficacemente da remoto