Compilare la prima nota come e perchè
Compilare la prima nota ti fa venire il mal di testa?
Dai c’è di peggio nella vita, soprattutto in contabilità!
Spezzo una lancia a tuo favore. La prima nota non è un documento ufficiale come il libro giornale. E’ opportuno però, c’è sempre un però, redigerla regolarmente, anche nelle aziende di piccole dimensioni.
Perché compilare la prima nota?
Per avere sempre sotto controllo il saldo della cassa.
Non dimentichiamo che in contabilità il saldo della cassa rappresenta qualcosa di fisico. In questo senso dovrà sempre essere o positivo o uguale a zero per evitare irregolarità. Tenere aggiornata la prima nota significa tenere sottocontrollo costantemente questo saldo. Con questa abitudine sappiamo in qualsiasi momento se possiamo effettuare uscite utilizzando il contante.
Per rintracciare velocemente un’operazione.
Quando il numero delle operazioni comincia ad essere consistente, si può perdere molto tempo a scartabellare tra i documenti in archivio. Specialmente se abbiamo bisogno di sapere quando un’operazione è stata effettuata, o come. Per fare un esempio, abbiamo necessità di rintracciare un pagamento a un fornitore, o viceversa quando un cliente ci ha saldato una fattura. Per questo è molto utile registrare anche una prima nota banca.
Per agevolare il commercialista che deve inserire le entrate e le uscite in contabilità.
Producendo al nostro consulente la stampa della prima nota, possiamo evitare di inviargli copia dei bonifici effettuati e degli incassi ricevuti. Per noi è un notevole risparmio di tempo, per lui è più semplice inserire le registrazioni nel programma di contabilità.
Per rendicontare a soci e/o collaboratori
Con la tenuta regolare della prima nota, soci e colaboratori che hanno bisogno di verificare le operazioni aziendali, saranno sempre aggiornati sulla situazione degli incassi e dei pagamenti.
Come compilare la prima nota?
In commercio si trovano dei prestampati cartacei che a mio avviso sono un pò superati. Per avere i vantaggi che ho elencato sopra è sicuramente più utile avere una prima nota in Excel. Nel caso in cui registriamo anche la prima nota banca è opportuno verificare che i saldi riportati corrispondano a quelli nell’estratto conto bancario.
Gli elementi che devono comparire nel file sono questi:
- Colonne dare avere e saldo progressivo
- Colonna data registrazione progressiva
- Colonna descrizione
- Riferimento al documento
Quando valutare l’acquisto di un software
A mio avviso l’acquisto di un software per la sola compilazione della prima nota è eccessivo. Tra l’altro il tempo che impiegheremmo per inserire i dati nel software è identico a quello che serve per compilare un foglio Excel.
Nel caso in cui invece vogliamo automatizzare anche altri processi, come per esempio la fatturazione, lo scadenzario, il badget o il cash flow, in questo caso il software assume una valenza significativa.
Se hai bisogno di aiuto nel creare il foglio excel o cerchi supporto per l’inserimento dei dati, puoi contattarmi.