Lo scadenzario spesso è visto come un semplice elenco delle fatture da incassare e da pagare, suddiviso in mensilità.

Come possiamo trasformare lo scadenzario in uno strumento di controllo finanziario?

Se ottimizzato in modo opportuno lo scadenzario può diventare uno degli strumenti utili al controllo di gestione.  Possiamo infatti affiancarlo ad altri prospetti che ci aiutano a controllare la situazione liquidità e a prevedere crisi di cassa.

Spesso sono i gestionali di contabilità che restituiscono il prospetto delle scadenze, dopo avere inserito i documenti di acquisto e di vendita. Alcuni curano questa sezione in modo particolareggiato, altri non fanno altro che elencare gli importi con le relative scadenze, a volte senza mensilizzare le voci.

Per utilizzarlo al meglio, dobbiamo pensare a due aspetti:

quello grafico, cioè visivo

quello dei contenuti, cioè delle voci che dobbiamo inserire nello scadenzario, affinché ci dia una situazione veritiera dei prossimi incassi e pagamenti.

1. La grafica dello scadenzario

L’impatto grafico è ottimale se restituisce in una sola videata le entrare e le uscite, con i relativi totali.

Grazie a un file di excel personalizzato è facilmente ottenibile questa versione. Meglio se integrata con i saldi liquidi di inizio mese (cassa, banca, conto paypal).

In questo modo sappiamo già se il saldo a fine mese sarà sufficiente per onorare gli impegni. Da qui possiamo valutare di chiedere proroghe sui termini a fornitori. Possiamo anche capire se possiamo concederne a clienti. Sappiamo con un certo anticipo se andremo ad utilizzare l’eventuale fido concesso della banca, o se andremo a sforarlo, o se avremo necessità di concordare un anticipo fatture.

Verifica se il tuo programma di contabilità dà la possibilità di esportare in excel il report delle scadenze e prova questa soluzione per verificare i saldi.

2. Le voci dello scadenzario

Perché lo scadenzario diventi uno strumento utile a prevedere situazioni di crisi di liquidità, dobbiamo ragionare su un punto fondamentale:

Cosa inserire?

Sappiamo che nella gestione finanziaria le entrate e le uscite non sono generate soltanto dalle vendite e dagli acquisti.

Per questo è fondamentale considerare ogni voce di uscita del nostro business.

Per essere sicuri di non tralasciare nulla, possiamo fare un elenco semplicemente osservando l’estratto conto del conto corrente e degli altri strumenti di pagamento che utilizziamo.

In un secondo momento andremo ad inserire queste voci nel nostro prospetto con la relativa scadenza. Oltre alle fatture di acquisto e di vendita già inserite, non dobbiamo dimenticare:

  • Tasse
  • Imposte sul reddito (dell’anno precedente o acconti per l’anno in corso)
  • Contributi (propri come amministratore, o di eventuali dipendenti)
  • Saldo a debito dell’Iva trimestrale o mensile
  • Ritenute di acconto da versare per conto dei professionisti
  • Pagamenti a fornitori di cui già conosciamo l’importo, per i quali non abbiamo ancora ricevuto il documento
  • Pagamenti da clienti per i quali non abbiamo ancora emesso fattura (lavori in corso)
  • Pagamenti a fornitori con un importo previsionale che possiamo considerare attendibile, o possiamo stabilirne un importo massimo.
  • Pagamenti e/o incassi ricorrenti (canoni mensili o quote associative)
  • Proforme o estratti conti da clienti
  • Proforme o estratti conti a fornitori
  • Addebiti mensili della carta di credito

Fatto questo avremo una situazione completa di quello che saranno le uscite e le entrate future e potremo prevedere con una certa precisione situazioni di difficoltà.

Qualche consiglio.

Inserendo voci per le quali non abbiamo ancora emesso o ricevuto il documento relativo, dobbiamo prestare attenzione nel momento in cui inseriamo la pezza di appoggio ufficiale. I valori non devono doppiarsi. E’ utile per questo utilizzare un colore o un carattere diverso per i “previsionali”.

Evidenziamo in qualche modo gli importi per i quali abbiamo già caricato la distinta di pagamento per la banca.

Se i pagamenti sono gestiti da un collaboratore, o magari da un’assistente virtuale come me! Inseriamo una colonna dove indichiamo quali pagamenti sono da effettuare e quali da restare in stand by.

Possiamo inoltre inserire una colonna dove indichiamo l’Iban del fornitore da pagare., Se compiliamo il prospetto anche con numero e data fattura, oltre che la ragione sociale del fornitore, avremo nello scadenzario tutto ciò che ci serve al momento del pagamento, senza dover consultare altri strumenti (gestionale, file di anagrafiche o altro.)

Se hai bisogno di una consulenza su questo aspetto della contabilità, o su altri, non esitare a contattarmi!

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