Come fare un preventivo

Come posizionarti bene tra la folla di offerte

Sempre più spesso le richieste di preventivo arrivano dai tuoi social o dal form contatti del tuo sito web.

Come sono queste richieste? Detto tra noi, non credo accada solo a me: fredde, generiche, fotocopiate.

Eh già, si capisce subito che la stessa è arrivata a decine di altre persone.

Magari trovassi ogni tanto “ho visitato il suo sito e l’ho trovato interessante”, oppure “complimenti per la sua pagina”.

Non puoi contare sulle perle rare per far crescere il tuo business e quindi ti ritrovi a fare a gara con gli altri che hanno ricevuto la fotocopia; qui bisogna essere un pò maghi di strategia, altrimenti si va a finire nella cartella “guardo il prezzo”.

Lo so anche io che la questione prezzo ti porta a dire, “non ci perdo più tempo coi preventivi, faccio anche io la fotocopia, invece di metterci due ore, mando la stessa a tutti che tanto saltano veloci alla pagina tariffa“.

Ti invito a fare un paio di riflessioni.

Può essere che chi ti scrive, siccome riceve tutti preventivi uguali, dica “non ci perdo più tempo a fare una richiesta personalizzata, tanto arrivano sempre le stesse fotocopie di risposte”.

Oppure può darsi che ha visto il sito e ha letto “contattami compilando il form“, magari si è sentito un pò freddato da questa modalità e crede sia il momento sbagliato per fare l’empatico con te.

Prima di consigliarti come fare un preventivo vincente, è importante capire come approcciare subito con una richiesta di offerta per i tuoi servizi.

Quando inizia il preventivo?

Arriva la mail, “salve vorrei un preventivo“

Che si fa in questi casi?

Hai il tuo pacchettino prezzi bello e pronto, si risponde, si manda, si chiede è gradito riscontro anche se negativo, magari nella mail, senza allegare uno straccio di Pdf, vuoi fare un Word?

Eh poi come pretendi che chi legge sia felice del tuo modo di gestire la situazione?

È così che ci si perde nella miriade di offerte standard inviate con lo stesso gelo nelle ossa. Non c’è amore, non c’è cuore, non c’è pathos, c’è il vuoto cosmico in una risposta del genere.

Prova a vedere che effetto fa rispondere, “la ringrazio per la richiesta, mi farebbe piacere conoscerla in videochiamata su Skype per parlarne con lei”.

Ecco i possibili scenari.

1. Non risponde affatto. Eh pazienza, se uno è maleducato non è che puoi farlo diventare il re del galateo. Usa un tool tipo Mailtrack per Gmail, assicurati che abbia letto la tua e lascia stare.
2. Per lui è “meglio al telefono”, non insistiamo per carità, è sicuramente un timidone.
3. È d’accordo sulla videochiamata ma lui usa Zoom. La risposta giusta è “va benissimo” oppure puoi decidere per “ottimo”, insomma qualcosa che non sembri, “o Skype o niente”.

Perché la videochiamata? Perché avvicina, perché dà l’impressione che dedichi a lui del tempo, perché la comunicazione visiva ci fa capire tanto di chi abbiamo di fronte, perché è distante e non potete prendervi un caffè al bar, perché su Skype non serve la mascherina, perché se ti vede si ricorderà meglio di te, insomma, spingiamo per guardarlo in faccia questo probabile cliente.

Cosa succede di solito dopo i tre scenari visti sopra?

Inizia il balletto delle mail, sì ok per me andrebbe bene nella giornata di domani per lei? No guardi domani sono fuori, meglio martedì, ma solo dopo le 17. Sì io potrei martedì ma tra le 15 e le 16.

No ti prego!!!! La telenovela sudamericana delle mail per l’orario giusto ad entrambi, non si può più sentire. Non deve accadere nel 2020! Che diamine, c’è Youcanbook.me, c’è Calendly, mandagli il link con il tuo calendario per prenotare un appuntamento. Vuoi mettere il figurone? (noi assistenti virtuali queste diavolerie le conosciamo tutte sai?)

Inoltre se la videocall è stata di suo gradimento, mandagli l’invito con il link da cliccare per Zoom. Mandagli il tuo link di Skype, così non perde tempo 5 minuti prima dalla call a mandare manine che salutano ai 25-30 tuoi omonimi in Italia. Mandagli un invito da Google Calendar, insomma facilitagli l’incontro, preparagli il divano, stendigli il tappeto rosso, fallo sentire rilassato!

Ah aspetta! Questa è importante te la devo dire per forza. Non fare come me che dopo tre anni di attività da remoto, mi sono accorta che avevo una Webcam del 15/18 e che dall’altra parte si scorgeva appena una losca figura vaga ed annebbiata, cioè io. Comprati qualcosa che sia discretamente posizionato tra i prodotti tecnologici del dopoguerra.

Sì ma quand’è che mi dici come fare un preventivo?

Hai ragione sarà meglio che arrivo al dunque anche perché se no anziché l’articolo di un blog diventa un papiro babilonese. Accelero subito.

Cosa chiedere durante la call? Tutto! Anche il numero di scarpe se necessario. Fuma il sigaro? Chiedigli la marca preferita che gli mandi una scatola a casa.

Importantissimo, seduta stante, “come mi ha trovato?” Indaga, ha visto Facebook? Ha visto il sito? Passaparola? Devi sempre sapere da dove arriva una richiesta di informazioni sui tuoi servizi. Solo così riesci a monitorare bene il ritorno della tua presenza online.

Perché ha bisogno del mio prodotto/servizio? Se non capisci qual è il motivo per cui ti ha cercato, non potrai mai capire davvero di cosa ha bisogno. Quali benefici vuole avere, quali sono i suoi obiettivi.

Cosa usava prima, che prodotto comprava? Chi faceva questo servizio per lui prima di chiedere preventivi? Perché non era contento. Quali bisogni deve soddisfare. Tutto quello che riesci a capire sulla situazione precedente e dove vuole arrivare con la richiesta di preventivo.

Se il tuo prodotto è un servizio, chiedi se è già in atto una procedura, se è migliorabile, se bisogna rifarla da capo. Se sta cercando un done-for-you o sarebbe meglio proporgli una consulenza. Se chiede la mera esecuzione di un compito, o se vuole parte strategica.

Schiva con abilità le richieste troppo generiche, fatti dire sempre nel dettaglio cosa vuole, se non riesce a farlo, forse è perché deve essere guidato e ha bisogno di una mano.

Perché tutte queste domande?

Perché ha bisogno di una persona che le dedichi tempo, pazienza, cura, che lo coccola, che lo fa sentire il numero uno, che è compreso, che ha di fronte la risposta ai suoi problemi.

Perché devi apparire come una persona preparata, che sa cosa chiedere, che conosce il suo lavoro e sa esattamente come affrontare una call conoscitiva.

Perché come fare un preventivo, significa farlo coi fiocchi!

Non dare prezzi affrettati durante il primo incontro! È bravo, è furbo. Ti gasa, ti liscia, ti loda? È una trappola! Ti chiede di stare sotto prezzo? Non accettare subito, rispondi che entro 24 ore gli mandi una proposta. Se segui i miei consigli sarà bella e di valore. Ha fretta? La vuole entro due ore? Che ansia! Chiudi la call e preparala subito, ma prenditi almeno 10 minuti per ragionare bene su quanto vali e su quanto ti chiede il cliente.

Cosa scrivere nel preventivo

Preventivo in Word una pagina striminzita? Vietato credo anche dalla Legge, verificherò.

Le vogliamo fare 3-4 paginette in Pdf con Canva? Eh sì dai. Pensa che anche a me che ho attitudine per la grafica pari a meno 100 vengono carine e professionali!

Cosa non deve mancare:

• Il logo del cliente, la foto scaricata da Facebook, insomma personalizza, questo preventivo non è una fotocopia. È per lui. Ci hai voluto mettere del tempo capito?
• Un’introduzione in cui lo ringrazi per l’interessamento e fai riferimento alla videocall.
• Cosa hai capito durante il primo incontro, quali sono i problemi che puoi risolvere, in che modo vuoi aiutarlo, quali traguardi taglierete insieme. Fagli capire che inizierete un cammino, brillante, produttivo, che sarai al suo fianco, che potrà dormire tra due guanciali.
• Quali sono gli strumenti che utilizzerai, il prodotto giusto per lui e perché, cosa gli proponi e il motivo, il vantaggio che avrà se sceglierà te.
• Perché il tuo prodotto/servizio è diverso dagli altri, qui non si tratta di vincere tra i 2000 competitor, non è il migliore, anche perché, in tutta onestà, chi ti crede? È diverso, cerca di motivare e sei a cavallo.
• Elenco dettagliato di ciò che ti ha chiesto il cliente. Se ti ha chiamato per un cerotto e tu gli fai un prezzo, nel rapporto di collaborazione poi non può chiederti un intervento a cuore aperto alla stessa cifra giusto? Quindi nel preventivo mai scrivere “assistenza medica”. Troppo generico e dà luogo a fraintendimenti futuri. Scrivi cerotto, eventuali altri interventi saranno soggetti a nuova offerta.
• Evita termini come prezzo, tariffa, preventivo, costo. Preferisci offerta, proposta, progetto, valore. Insomma trova un modo meno materiale per dire quanto bisogna pagarti, evidenzia con termini giusti quanto vali.
• Cosa farai dopo l’accettazione della proposta? Dai un seguito, spiega cosa viene dopo, anticipa, portati avanti, lui non lo sa ma siete già partner! Consiglio della malfidata di turno, non spiegare mai procedure, non dire come lo farai, dì solo cosa farai. Più volte accade che si prenda la lezione per verificare se altri sono allineati con la tua esperienza, teniamoci per noi le carte da giocare, non stai facendo consulenza ok?
• Tutto questo prima di arrivare alla tariffa, se c’è l’Iva o no, se c’è il 4% di rivalsa Inps o no, se addebiti il bollo o meno e modalità di pagamento.
• Per ultimo, breve presentazione di te, la tua mission, chi sei, da dove vieni, che esperienze hai, i tuoi traguardi, il tuo portfolio.

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Troveremo insieme il tuo facsimile da personalizzare ad ogni contatto ricevuto!

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