Collaborare con un’assistente virtuale

In un articolo precedente ho spiegato che cos’è un’assistente virtuale servizi che puoi delegare (leggi l’articolo qui)

Se hai ben compreso cosa fa un’AV, è abbastanza facile capire cosa invece non appartiene a questa professione.

Utilizzo spesso il termine professione, perché è la principale caratteristica che la distingue da diverse male interpretazioni che troppo spesso si danno a questo ruolo.

Collaborare con un’assistente virtuale, scopri come farlo sfatando qualche mito

Essere assistente virtuale non è soltanto lavorare da casa

Una virtual office manager è prima di tutto una professionista che si propone come imprenditrice e questo la posiziona allo stesso livello dei suoi clienti, non come una subordinata, ma come un supporto collaborativo.

I vantaggi di lavorare da remoto per una professionista, soprattutto se è una mamma sono evidenti, conciliare lavoro e famiglia in questo modo diventa abbastanza agevole. Proprio per questo però, nel corso degli anni si è un pò perso il senso della professionalità che deve avere un’AV per qualificarsi come tale, a vantaggio dell’assistente virtuale lavoro da casa.

Viviamo in un periodo storico in cui per una donna che ha una famiglia diventa complicato lavorare e questa situazione non è supportata dalle istituzioni, nella maggior parte dei casi nemmeno dalle aziende che non vedono di buon occhio smart working e telelavoro.

Ecco che questa professione ha aperto uno spiraglio per tutte le donne che non vogliono rinunciare al lavoro, ma è importante precisare che non basta lavorare da casa per essere una brava assistente virtuale.

Importante è capire che c’è molta differenza tra eseguire un compito e risolvere un problema del proprio cliente. Nel secondo caso un’AV dovrà conoscere strumenti, procedure, dovrà avere capacità organizzative, di coordinamento e una forma mentis che le permetta di affiancare cliente, individuare le sue problematiche e risolverle sapendolo consigliare al meglio.

Nei percorsi di consulenza alle aspiranti assistenti virtuali, insegno questo atteggiamento in modo teorico e pratico, accompagnandole con il mentoring nella presentazione dei servizi, nella comunicazione con il cliente e nelle trattative in fase di preventivo.

Se sei un’aspirante assistente virtuale o vuoi saperne di più di questa professione, Guarda il mio percorso di consulenza personalizzata 

L’assistente virtuale non ha bisogno di incontrare il cliente

Come collaborare con un’assistente virtuale?

Proprio perché virtuale, l’AV non ha bisogno di recarsi dal cliente, per nessun motivo.

Se questo accade, le ragioni possono essere diverse:

1. quello che chiede il cliente non è fattibile da remoto (quasi impossibile, ormai possiamo fare tutto in modo digitale!)
2. l’AV non è stata brava a spiegare come lavora e accetta una collaborazione viziata in partenza, che non è in linea con il suo profilo
3. non c’è da parte del cliente la volontà di “adattare” le sue lavorazioni o le sue abitudini al lavoro digitale

Non esistono assistenti virtuali che si recano dal cliente per prendere il cartaceo e portarlo a casa per svolgere il lavoro. Questa non è un’imprenditrice digitale, questa è una dipendente mascherata da partita iva e sta facendo un altro lavoro che non ha niente a che vedere con una virtual office manager. 

Nessuno dei miei clienti in anni di lavoro ho mai incontrato fisicamente, se non per il piacere di vedersi, o di partecipare ad un convegno/meeting con loro. Parola di prima assistente virtuale in Italia specializzata in contabilità da remoto, che non ha mai toccato un solo foglio stampato dal cliente.

La comunicazione con il cliente avviene come lo svolgimento dei task in modo totalmente digitale, utilizzando i canali più indicati a seconda del cliente stesso e delle sue abitudini. La telefonata inoltre, è l’ultimo dei canali utilizzati per questo scopo. Un’assistente virtuale che ha sempre più di un cliente, deve essere libera di svolgere ed organizzare il suo lavoro con la massima libertà, senza essere interrotta dalle chiamate dei clienti che vogliono

• rendicontazione del lavoro svolto
• delegare un compito
• in genere comunicare con lei per qualsiasi necessità non programmata o prevista

In tutti questi casi l’AV sa quali strumenti utilizzare e con quale tempistiche per soddisfare comunque il cliente e le sue esigenze. Collaborare con un’assistente virtuale ti semplifica il lavoro!

L’assistente virtuale non è l’alternativa economica alla dipendente

Assistente virtuale costo, ne ho parlato qui, leggi l’approfondimento

Proprio perché è una professionista in grado di supportare il cliente, la tariffa applicata in molti casi può sembrare onerosa, vediamo insieme perché non è così:

• un’assistente virtuale prende in carico le attività che tolgono tempo al tuo core business, quello che ti fa guadagnare in modo diretto. Meno tempo dedichi a questo, meno guadagni. In questo senso un’AV ti permette di ottimizzare tempo e ricavi.

• la fattura delle assistenti virtuali nella maggior parte dei casi, viene prodotta sul calcolo delle ore lavorate, divise per task, senza addebiti di pause. Spiego meglio questo concetto. I lavori presi in carico vengono tracciati con un tool di time tracking con il quale si traccia soltanto il tempo effettivamente lavorato per il cliente, non le ore di disponibilità dedicate a lui comprendendo anche i tempi morti. Con questo sistema il rapporto tra produttività e addebito di costi è assolutamente vantaggioso, sopratutto dopo che l’assistente avrà preso confidenza con le lavorazioni del cliente e sarà ancora più veloce nel portarle a termine.

• una brava virtual office manager, esegue dei compiti che tu le deleghi, ma sa anche consigliarti in modo strategico laddove qualcosa nelle tue procedure non sta funzionando o sta rallentando il tuo lavoro. Facciamo un esempio con un caso accaduto recentemente ad un’aspirante assistente virtuale che sto seguendo con un percorso di mentoring. Un professionista le affida un incarico telefonico di presa appuntamenti, su contatti che arrivano da una sponsorizzata in Facebook. Una semplice lavoratrice da remoto avrebbe terminato il suo data base di contatti senza farsi troppi problemi. L’assistente virtuale in questione, dopo aver lavorato una certa quantità di contatti, si è resa conto che la conversione era troppo bassa. Ha fermato le lavorazioni, ne ha parlato con il cliente, hanno cercato di capire dove fosse il problema e corretto il funnel con una comunicazione diversa che ha aumentato i risultati in fase telefonica. Quanto vale collaborare con un’assistente virtuale, come giudichi ora la tariffa se paragonata ai vantaggi che il cliente ha avuto?

• come professionista la tua virtual assistant ti permette una delega efficace senza pensieri, non avrai bisogno di seguirla nel lavoro che sta svolgendo per te, né di correggerla, perché insieme avrete stabilito delle procedure standard che lei rispetterà e ti segnalerà quando e perché è il caso di rivederle per rendere la collaborazione più proficua!

Se sei arrivato fin qui ne sono molto felice, sia che tu sia un’aspirante assistente virtuale, sia un imprenditore o imprenditrice che sta valutando di collaborare con un’assistente virtuale.

Il mio impegno sia come Virtual office manager in prima linea con il mio cliente, sia come consulente per aspiranti AV, è quello di garantire un servizio professionale in linea con il profilo di questa nuova figura, troppo spesso sottovalutata!

Se vuoi sapere di più sul fantastico mondo dell’assistenza virtuale, non dimenticare di seguirmi sui miei canali Seguimi su Linkedin e Clicca mi piace su Facebook