Bilancio una volta l’anno. Sfatiamo questo mito.

Molte imprese anche di piccole e medie dimensioni stanno scegliendo di gestire la contabilità internamente.

Quale l’esigenza?

In primis avere la contabilità aggiornata in tempo reale senza dipendere dal consulente.

Quale il vantaggio?

Poter disporre di un bilancio aggiornato in qualsiasi periodo dell’anno. Una decisione intelligente che fa l’imprenditore che sente il bisogno di monitorare l’andamento dell’attività in modo costante e serrato.

La facilità con la quale un’azienda può trovarsi in situazioni di difficoltà, non permette più di attendere i tempi del bilancio e quindi dell’analisi economico finanziaria del business stesso.

Per intervenire in modo tempestivo e anche preventivo in caso di deficit finanziario o  economico, è fondamentale quindi avere la situazione contabile sempre aggiornata.

Succede molto spesso per vari motivi, che i consulenti inseriscono i dati contabili delle aziende clienti, in prossimità delle scadenze fiscali e limitatamente a ciò che è necessario per la scadenza stessa. Facciamo un esempio concreto, inseriranno fatture di acquisto e di vendita per la periodica Iva e per l’invio dell’esterometro. Il resto delle informazioni che completano la contabilità, soprattutto quelle che riguardano le entrate e le uscite, vengono inserite solo in concomitanza con la presentazione del bilancio. Lo stesso accade per le scritture di rettifica, come la determinazione della competenza economica dei costi, o le quote di ammortamento dei cespiti per esempio. Ecco quindi che anche il consulente, nel caso gli venga chiesta una bozza di bilancio ad esempio a metà anno, non avrà ancora inserito tutte le informazioni necessarie e non potrà soddisfare in tempi veloci la nostra richiesta.

Ecco cosa serve alla tua contabilità per poter redigere un bilancio infrannuale con un click, trimestralmente, o addirittura mensilmente.

Se hai un’attività che movimenta merce fisica, ti serve un buon programma che gestisca il magazzino. Per determinare le scorte e quantificarle nella tua bozza di bilancio, non è necessario procedere con un inventario fisico ogni volta, basterà aver ottimizzato la gestione informatica del magazzino stesso ed avere le giacenze in linea con quanto presente in stock.

Sia che la tua è un attività che vende merce, sia che offre servizi, ecco l’elenco delle procedure che devi attivare in contabilità, perché tu sia pronto a generare il tuo bilancio con un click:

• Utilizza un gestionale che gestisca patrimoniale e conto economico. Molti sono integrati anche con la fatturazione elettronica, avrai così un portale che ti permette di inviare e ricevere le fatture elettroniche e nello stesso ambiente, potrai effettuare tutte le registrazioni contabili, non solo la rilevazione dei costi e dei ricavi.
• Non aspettare il deposito del bilancio per girocontare le scritture di verifica dell’anno precedente (ratei, risconti, fatture da emettere e fatture da ricevere). Fallo subito, entro gennaio è l’ideale, così hai la competenza economica dei costi e dei ricavi già imputata nel corretto anno di competenza.
• registra in tempo reale ratei e risconti, non aspettare le scritture di rettifica l’anno successivo. Avrai sempre la competenza economica dei costi e ricavi in linea con quanto faresti in fase di chiusura del bilancio.
• Registra sempre gli estratti conti bancari, paypal, di carte di credito e verifica periodicamente, meglio se mensilmente, che ci sia la quadratura con i saldi.
• Verifica che il totale dei debiti verso fornitori e dei crediti verso clienti sia allineato con le partite aperte, da incassare e da pagare. In questo modo sarai sempre sicuro che le schede dei fornitori e dei clienti sono allineate con i giusti saldi.
• Mensilmente fai un controllo dei costi e dei ricavi che hai imputato ai relativi conti. Spesso quando si registra in velocità, può succedere che un costo finisca in un conto errato, magari perché quando andiamo in ricerca non selezioniamo quello giusto. Una stampa periodica dei mastrini ti servirà a controllare che hai imputato correttamente le registrazioni.
• Gli ammortamenti. Perché attendere il 31 dicembre per rilevare le quote? Molte sono relative ad acquisti effettuati negli anni passati e già le conosci (il registro dei cespiti è tuo amico in questo caso). Quelle per gli acquisti di beni ammortizzabili effettuati nell’anno in corso le potresti già calcolare. Fare una simulazione degli ammortamenti che registreresti al 31/12 in realtà è possibile in qualsiasi momento dell’anno. In questo modo hai imputato nella tua situazione provvisoria di bilancio anche i costi per le quote di ammortamento.

Può sembrare oneroso portare avanti la contabilità in questo modo, in realtà se la procedura è applicata costantemente tutti i mesi, è davvero facile avere una situazione contabile aggiornata senza dipendere dal consulente esterno o dal CED.

Spero che questo articolo sia stato d’aiuto nel caso sei già l’imprenditore che fa contabilità interna, illuminante se invece è da un pò che pensi sia necessario avere un controllo più serrato della tua contabilità.