Assistenti virtuali, come fanno a lavorare da remoto?
Spesso quando promuovo l’attività delle Assistenti Virtuali, mi chiedono come faccio a lavorare da remoto, come se fossi nell’ufficio del cliente.
La domanda è del tutto giustificata, considerando che in Italia la professione delle Assistenti Virtuali è una novità e lavorare da remoto con efficienza può sembrare impossibile.
Rispondiamo a qualche domanda comune, spiegando come tutto è semplice e discreto.
Come fa a lavorare sui miei documenti se sono nel mio ufficio? – La soluzione più semplice a mio avviso è quella di caricare in cloud i documenti necessari alle Assistenti Virtuali. Documenti Word, Excel, rubriche telefoniche e anagrafiche contatti, tutti i quelli utilizzati dalla classica segretaria in sede per lo svolgimento del compito. Per questo esistono varie opportunità come Dropbox o Google Drive. Ovviamente sarà compito dell’Assistente Virtuale creare un archivio virtuale con i vari file gestiti. In alternativa esiste il sempre valido Team Viewer, un programma che mi permette di accedere al tuo pc con il tuo permesso e lavorarci dentro, come se fossi alla tua scrivania.
Come faccio a sapere a che punto è il progetto che ho affidato? – Beh certo, è sempre importante conoscere lo stato dei task affidati. Per fare questo si può procedere tradizionalmente con dei report, inviandoli via mail con scadenza periodica concordata. Oppure utilizzare qualche tool disponibile come Trello o Asana, utilissimi in caso di gestione del progetto in team.
Come posso controllare il tempo impiegato per lo svolgimento di un compito? – Spesso tra le Assistenti Virtuali e il cliente si concorda per una tariffazione oraria. Non occupando gli spazi fisici del committente, anche questa volta la tecnologia ci viene incontro con semplici strumenti in rete. I programmi di time-tracking mi permettono di “registrare” il tempo impiegato per ogni attività.
Come fa a gestire la mia agenda e la mia to-do-list da remoto? Semplice! Una volta caricata l’anagrafica dei contatti in cloud, non mi resta che attivare Google Calendar, condividendone i contenuti con il cliente. Potrei fare altri esempi di agende condivise, ma preferisco utilizzare gli strumenti di google, in quanto con un’unica password si hanno accesso a più servizi.
Quali sono i vantaggi di utilizzare questi ed altri strumenti? – Si elimina molta carta e il cliente può sempre controllare il suo archivio o la sua agenda, anche da smartphon o tablet. In questo modo è sempre aggiornato, in qualsiasi orario e ovunque egli sia.
Insomma, il termine assistente virtuale non deve spaventare, vuole indicare soltanto un nuovo modo di lavorare. Tutto è più snello e senza problematiche come orario, spostamenti, ritardi, tempi morti! Anche la comunicazione con il cliente è più agevole, utilizzando e-mail, servizi di messaggistica come wup o telegram, Skype!
Credi ancora sia necessario che la tua segretaria lavori nel tuo ufficio?
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