Assistente virtuale contabilità

Mi chiamo Francesca Tifi e nel 2015 ho iniziato il mio percorso come assistente virtuale.

Se sei un prospect alla ricerca di un’assistente virtuale amministrativa e contabile, oppure un’aspirante virtual assistant che vuole sapere come percorrere la mia strada, continua a leggere il mio articolo.

Come ogni imprenditrice digitale in erba, ho impiegato un pò di tempo ad ingranare la marcia e a mettere il focus sui servizi che volevo offrire.

Da dipendente ho lavorato 22 anni come impiegata amministrativa in aziende di piccola e media dimensione, non ero mai contenta del ruolo che ricoprivo, soprattutto perché la prospettiva di crescita nelle imprese di questo tipo non è esaltante. 

All’inizio della mia attività professionale mi proponevo per servizi di segreteria basic, come lavori telefonici, gestione corrispondenza, segreteria generale, poi ho cominciato a guardare l’offerta delle mie colleghe per capire come potevo dare valore aggiunto al mio pacchetto servizi, rispettando le competenze che avevo acquisito in 22 anni di lavoro negli uffici amministrativi.

Qualcuna delle altre assistenti virtuali si proponeva come segretaria da remoto, altre invece parlavano nella pagina servizi di segreteria amministrativa, diciamo un back office più specifico per questo comparto del business.

Qualcuna accennava a dei termini come contabilità, guardando però ai servizi non si riferiva né alla partita doppia, né alla prima nota, o a budget e cash flow. Col tempo ho imparato che per il cliente medio, contabilità significa tutto ciò che riguarda la propria sfera amministrativa, mentre noi ex ragioniere di azienda, pensiamo subito alla partita doppia e al bilancio.

Ed è così che ho capito che potevo essere la prima assistente virtuale in Italia specializzata in amministrazione e contabilità da remoto. Dopo qualche azione per sondare la fattibilità del progetto e la reale richiesta, o bisogno del servizio, realizzai che avrei tolto castagne dal fuoco e numerosi potenziali clienti.

Analizzando il cliente tipo dell’assistente virtuale, un libero professionista, una start up innovativa, un imprenditore digitale, siamo difronte a persone che non hanno più il tempo per fare tutto ciò che riguarda il proprio business, attività strategiche e non.

Si sa che per molti imprenditori la contabilità è uno scoglio duro, un fastidio quasi, qualcosa che più di altre distoglie energia dal loro core business ed ecco perché è una delle prime cose che solitamente viene delegata in outsourcing. Anche il back office amministrativo spesso mette a disagio il cliente, perché non si conosce il metodo per affrontarlo in modo lineare ed efficace.

Insomma, in questi casi c’è bisogno di una persona esperta che sappia far filare liscia l’amministrazione e qui non si nasce imparate, ci vogliono anni passati sulle scrivanie, oltre che una forte predisposizione all’ordine e alla logica

Ad oggi gestisco 11 clienti, alcuni dei quali mi affidano soltanto alcuni compiti amministrativi, per altri spazio dalla segreteria di supporto in back end, fino alla registrazione della contabilità in partita doppia.

Se vai alla mia pagina servizi ti renderai meglio conto di quante cose si possono fare da remoto in ambito contabilità.

Sicuramente dopo l’introduzione della fattura elettronica, hai già capito che è il servizio in assoluto più richiesto. Un prospect non ha più modo di sbagliare e per questo ha bisogno di una persona che abbia dimestichezza con la fatturazione e i vari software gestionali. A tal proposito anticipo una domanda che probabilmente ti stai facendo:

Ma l’assistente virtuale contabilità ha un suo software per tutti i clienti?

No, infatti utilizziamo i programmi dei nostri clienti, utilizzando le loro credenziali di accesso oppure creando un secondo utente quando possibile, tieni presente che ormai quasi tutti i software sono in cloud, qualora trovassi un cliente che utilizza un programma in rete, ti basterà collegarti con una connessione vpn. I gestionali più in voga in questo momento sono Fatture in Cloud, Fattura 24 e altri, tutti estremamente intuitivi che non possono mettere in difficoltà un’assistente specializzata in contabilità.

Oltre a questo task, ecco i compiti più richiesti da un cliente che ha bisogno di supporto in amministrazione:

• solleciti di pagamento, per tutti coloro vogliono evitare di esporsi con i clienti e affidare l’incarico ad un ufficio amministrativo vero e proprio
• inoltro della contabilità al consulente, ti sembrerà strano, ma raccogliere documenti xml, non xml, ricevute, scontrini, fatture estero e tutto ciò che il commercialista chiede periodicamente, è una delle cose che causano più stress ai nostri clienti. Qui c’è necessità di una persona che conosca il metodo per non farsi sfuggire nemmeno un documento e che sia puntuale con le scadenze.
• scadenzario, tenere traccia delle fatture da incassare e da pagare, importantissimo per ogni imprenditore avere sempre questa situazione allineata con la realtà. Qui serve una persona responsabile e metodica che sia sempre pronta a dare un report veritiero per permettere al suo cliente di adottare contromisure in caso di necessità.
• corrispondenza con clienti e fornitori, per tutti quanti vogliono avere una persona di riferimento che sappia filtrare le richieste più usuali e gestirle in autonomia.

Come ho spiegato in un post della mia pagina Facebook, lo trovi in fondo all’articolo, noi non siamo semplici segretarie da remoto, siamo persone esperte ed affidabili a cui chiedere di gestire delle situazioni dove il cliente non arriva per mancanza di tempo o di competenze.

Più in particolare le virtual assistant che si occupano di amministrazione, spesso sono coinvolte dai clienti perché non si sentono affiancati dai loro consulenti in modo costante e hanno bisogno di un controllo più serrato della propria contabilità.

Molto spesso non sono in grado di capire quali procedure vanno adottate e in quali ambiti implementare la reportistica per raggiungere questo risultato.

Da qui una mia considerazione personale sull’esigenza che le assistenti virtuali contabilità, siano anche “indottrinate” di controllo di gestione, in particolare sappiano cos’è e come fare un budget e un cash flow, che sono proprio ciò che 8 commercialisti su 10 non producono per i loro clienti.

In questo senso molto aiuta il fatto che ora esiste la fattura elettronica, bisogna saper gestire i gestionali di fatturazione agganciando le fatture xml a un piano dei conti opportunamente studiato con il proprio cliente ed andare ad inserire tutto ciò che non è documento xml.

In questo modo il cliente non aspetta più il bilancio annuale per sapere come va la sua azienda ed ha una situazione costantemente aggiornata ogni mese, o ogni trimestre.

Se non sai come si fa, contattami per una consulenza personalizzata, vedremo insieme se il tuo programma ti supporta in questo senso e come sfruttarlo a pieno, oppure come organizzarci con altri strumenti.